System and Structure in Business :

Business-এ Structure আগে না System আগে—কোথায় আমরা ভুল করি?

আমাদের দেশে প্রচলিতভাবে এবং প্রায়শ business এর যে বিষয় গুলি নিয়া আমরা বেশি কথা বলি বা আলোচনা করি বা Board থেকে শুরু করে Professional এবং Managenent এর কাছে যে বিষয়গুলি importance পাই সেইগুলি মুলত :

- Sales

- Profit

- Growth

কিন্তু খুব কমই দেখি—এই growth-এর ভীত যে দুইটি বিষয় এর উপর নির্ভর করে বা এই growth এর foundation যার উপর depends করে তা নিয়া আলোচনা বা মনোযোগী হতে।

এখন দেখি এই ভীত গুলি কি ?

- আর তা হচ্ছে System এবং Structure ।

এখন প্রশ্ন এই দুইটা কি এবং এদের কেন প্রয়োজন এবং কোনটি আগে করতে হবে ।

সাধারণ ভাবে যদি বলি -System হচ্ছে Brain তথা-( Operating logic)

আর structure হচ্ছে অনেকটা Body এর মত অর্থাৎ Organizational body ।

আরেকটু গভীরে যদি বলি

System নির্ধারণ করে—

- decision flow

- control mechanism

- accountability pattern

- information movement

আর Structure নির্ধারণ করে—

- কে কোথায় কাজ করবে

- কে কাকে report করবে

- authority কোথায় apply হবে বা approval কে করবে

অর্থাৎ—Business কীভাবে দাঁড়িয়ে আছে তা হলো Stricture

তাহলে কি দাঁড়ল -

Brain থাকলেও কিন্তু body না থাকলে কাজ করা যাবেনা

আবার body আছে কিন্তু brain না থাকলে—control থাকবে না

অর্থাৎ—দুটো একসাথে না থাকলে business functional হবে না ।

কিন্তু প্রশ্ন আমরা আগে কোনটা setup করব -

অর্থাৎ আমরা কি ERP আগে install করব বা SOP ( Standard Operating Procedures) বানাব

নাকি organogram বা HR আগে সাজায় নিবো?

আমাদের আসল ভুল আমরা অনেক সময়—Structure বানাই আগে

যেমন—

- Manager

- Department

- Title

কিন্তু—System define করি না , ফলে—Organization থাকে, কিন্তু direction থাকে না

আবার—কিছু ক্ষেত্রে আগে system বানানো হয় কিন্তু—Structure clear না, ফলে—Idea থাকে, execution থাকে না।

এবার দেখি System এবং Structure কি define করে

বাবসায় System define করে—Consistency আর

Structure নিশ্চিত করে—Responsibility

Consistency ছাড়া business predictable না আবার

Responsibility ছাড়া business controllable না

তাহলে দেখা যাচ্ছে Business grow করার সাথে সাথে

System এবং Structure—দুটোই evolve করতে হবে ।

একটাকে ছাড়া আরেকটা বাড়ালে—imbalance তৈরি হবে ।

কোনটা আগে- আর সেই চিন্তা থেকে

ছোট একটা tips :

Business এর intital stage এ আমরা system এর উপর emphasis করব কারণ বাবসার প্রথমে কিন্তু transactions volume কম থাকে আর তখন আপনি একই লোক বা manpower দিয়া multiple role বা process maintain করতে পারবেন

কিন্তু

যখন business evolve করবে তখন transaction volume increase করবে তখন একই লোক দিয়া multiple role play করা যাবে না, আর তখন departmentation করে বা structure করে respoanaibility assign করতে হবে যেটাকে আমরা বলি HRD (Human Resource Development )

একটি প্রশ্ন

আপনার business-এ বা আপনি যেখানে কাজ করেন বা involved সেখানে কি

- brain strong? (system)

- নাকি body strong? (structure)

নাকি—দুটোর মধ্যে disconnect আছে?

আপনি যত বেশি Management role নিয়ে কাজ করবেন বা Management position এ থাকবেন এই দুইটির মধ্যে আপনাকে balance করতে হবে আর তা করতে হলে System আর structure এর difference বুঝতে হবে ।

আপনার মতামত কি?